日本の大学の教授や事務職員と連絡を取る際、メールや電話でのコミュニケーションは重要なスキルです。ここでは、礼儀正しく効果的な連絡方法を、具体的な例を交えて紹介します。
メール編
1. 件名: 簡潔で具体的な件名をつけましょう。（自分の名前も書き忘れないで！）
例: 「〇月〇日 ゼミの質問について（〇〇学部〇年生〇〇〇〇）」「〇〇研究会参加希望（〇〇学部〇年生〇〇〇〇）」
2. 宛名: 教授や職員の名前を間違えないように注意しましょう。
例: 「〇〇大学 〇〇学部 〇〇教授」「〇〇大学 〇〇課 〇〇様」
3. 挨拶: 丁寧な挨拶から始めましょう。
例: 「お世話になっております。」「突然のご連絡失礼いたします。」
4. 本文: 簡潔に用件を伝えましょう。
自分の名前、所属、連絡先を明記する。
用件を簡潔に、具体的に伝える。
質問がある場合は、箇条書きにするなどしてわかりやすくする。
返信期限がある場合は、その旨を伝える。
5. 結び: 丁寧な言葉で締めくくりましょう。
例: 「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
6. 署名: 自分の名前、所属、連絡先を忘れずに記載しましょう。
例文:
件名: 〇月〇日 ゼミの質問について（〇〇学部〇年生〇〇〇〇）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇教授
お世話になっております。〇〇学部〇年生の〇〇です。
〇月〇日のゼミでご説明いただいた〇〇について、以下の点が理解できず困っております。
・〇〇について、もう少し詳しく説明していただけますでしょうか。
・〇〇の部分は、〇〇と解釈してもよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇年生
〇〇 〇〇
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇@〇〇〇.com
電話編
1. 時間帯: 朝9時～夕方5時頃の勤務時間内にかけましょう。
2. 挨拶: 丁寧な挨拶から始めましょう。
例: 「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。」
3. 用件: 簡潔に用件を伝えましょう。
例: 「〇〇教授はいらっしゃいますでしょうか。」「〇〇についてお伺いしたいことがあり、電話させていただきました。」
4. 聞き取り: 相手の話をしっかり聞き、メモを取りましょう。
5. 確認: 重要な点は復唱して確認しましょう。
6. お礼: 最後に丁寧にお礼を言いましょう。
例: 「お忙しいところ、ありがとうございました。」「ご丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。」
例文:
（電話がつながったら）
「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。〇〇教授はいらっしゃいますでしょうか。」
（教授が出たら）
「〇〇教授、お忙しいところ失礼いたします。〇〇についてお伺いしたいことがあり、電話させていただきました。」
（用件を伝える）
「〇〇の件で、〇〇についてご確認したいのですが…」
（教授の説明を聞く）
「〇〇ということですね。ありがとうございます。」
（確認）
「〇〇と理解してよろしいでしょうか。」
（お礼）
「お忙しいところ、ありがとうございました。」
その他の注意点
- 敬語: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 時間厳守: 約束した時間は厳守しましょう。
- 事前準備: 質問事項などを事前に整理しておきましょう。
- メモ: 重要なことはメモを取り、後で確認できるようにしましょう。
以上の点に注意して、礼儀正しく効果的なコミュニケーションを心がけましょう。
